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【団体の取組】新型コロナウイルス感染症対策 臨時休校への対応について

2020年3月9日

2月27日(木)に、新型コロナウイルス感染症対策として、臨時休校の要請が出ました。
団体にも子供が小学生以上のスタッフが多くおり、現在(3月9日(月))は下記のような対応をとっています。

⓵会議室をスタッフのお子さんが利用できるよう開放
事務所内に2部屋あり、お子さんの人数によって利用する場所を決定。

⓶時差出勤可能
事前にチャットワークで出勤/退勤時間の共有をする。
サイボウズへの予定登録徹底。

⓷在宅勤務可能

保育園が休園になった場合については、決定がくだされた時点で検討する。


⓵⓶⓷いずれも、今回が初めての試みというわけではありません。

たとえば、⓵はこれまでに、夏休みや学校の振替休日、あるいは学校に行き渋り時期の子ども同伴で事務所に来たスタッフが何名かいます。

⓶は、出勤時間帯の通院、子どもの園や学校での用事、行き渋りの子どもの対応のため等で「30分遅れます。その分30分延長して働きます」というのは日常事です。

⓷の在宅勤務も、これまでも可能でした。在宅勤務の理由はさまざまです。

  • 通勤の負荷軽減&業務時間の確保
  • こども行事等での休みをできるだけ減らす
    (通勤だと半休のところを在宅勤務なら2時間の「中抜け」で対応できる)
  • 集中作業のため

等々、現在はほぼ全員が取り入れています。

業務可能な時間帯等の規則はあるものの、在宅勤務だと業務時間やその内容は自己申告となります。
ただし、かつてスタッフでの話し合いで、病児同伴の業務の場合、看病やお世話と仕事を並行すれば、勤務時間は実際の業務時間の50%程度と考えるのが妥当ではないかということになり、それをルールに採用していました。
今回の休校期間については、小学生以上の子どもが元気な状況での同伴在宅という事もあり、実際に業務した時間については、あくまで自己申告とすることとしました。

 


この方法が確定するまで、下記のような流れをとりました。

2月28日(金)に、翌週月曜日までとして、下記の確認をスタッフ全員に依頼。

  • 子どもの学年
  • 学校の休校有無
  • 児童クラブの開催有無
  • 協力体制

28日の時点で学校の休校や児童クラブの開催有無がわかっているスタッフもいました。不明なスタッフも、「在宅勤務可能」ということもあり、3月2日(月)の出勤については、一旦特別なルールはきめませんでした。

スタッフが住んでいる地域にばらつきがあり、全員学校は休校でしたが、児童クラブの開催有無が異なりました。
ママ友同士で順番に子どもを預けあうというスタッフもいましたが、普段は祖父母の協力を得られているスタッフも、今回は高齢者の重症化が多いということもあり依頼するのが難しかったり、パートナーがいるスタッフも、相手の職種や会社のルール等で協力が得られなかったりすることもありました。
最終的に、どうしてもお子さんが一人で留守番をする状況になってしまうスタッフがいました。

直近で該当するスタッフが、通勤に自転車を利用する距離だったこともあり、3月3日(火)に「⓵会議室をお子さんが利用できるよう開放」を決めました。
また、ほかのスタッフから希望が出たことと、出勤に電車を利用するスタッフが子ども同伴となる可能性も考慮し「⓶時差出勤可能」も決めました。

最後に、⓵⓶でも対応が難しい場合を想定して、3/5(木)に「⓷在宅勤務可能」で、休校対応の一時的なルールを決めました。

他に、朝誰も事務所に出勤できない状況を想定して、事務所の留守番電話のメッセージに緊急連絡先を追加したり、誰が出勤しても困らないよう鍵の運用ルールを変更したりしました。

最後に、団体が業務で利用しているツールは以下の通りです。

ハードウェア

  • 在宅勤務者にノートパソコンの貸与
  • 在宅勤務者に社用スマホの貸与(LINEアカウント有り)

利用アプリ等

  • GoogleApps:メール、ドキュメント作成や共有
  • チャットワーク:社内情報共有
  • サイボウズOffice:スケジュール管理
  • Googleハングアウト:オンライン会議
    ⇒今回のことを機に、zoomの利用を開始しました

今回の休校に関して、多くの企業がさまざまな対応を取られています。
私達も色々な取り組みを調べました。
そのうえで、自分たちの団体規模で、働くスタッフも子どもたちも無理なくできる道を探し、今回の方針となりました。
このブログを書いている時点ではまだ今後の見通しが立っていない状況ですが、情勢に柔軟に対応しながら、いつもと変わらず、皆様にきずなメールをお届けしてまいります。

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